Hyra rekryterare tillfälligt: 4 upplägg och när de passar

De flesta företag behöver ingen rekryterare på heltid året runt. De behöver en under en period: halvåret efter en investeringsrunda, de nio månader som den interna rekryteraren är föräldraledig eller hösten då tre svåra roller öppnar samtidigt.

Därför söker många svenska arbetsgivare efter sätt att hyra rekryterare tillfälligt i stället för att anställa någon fast. Problemet är att "tillfällig rekryterare" kan betyda flera helt olika upplägg, och de lägger kostnaden och risken på helt olika ställen. Här går vi igenom de fyra vanligaste alternativen, vad du faktiskt betalar för i vart och ett och hur du väljer.

När tillfällig rekryteringshjälp är rätt

En tillfällig rekryterare passar oftast i lägen som de här:

• En rekryteringstopp. Ett SaaS-bolag i Stockholm tar in kapital och behöver anställa åtta personer på två kvartal. Teamet hinner inte driva åtta processer vid sidan av sina vanliga jobb.
• Föräldraledighet. Det är normalt att en intern rekryterare eller HR-generalist är borta ett halvår eller mer. Rollerna slutar inte öppna för det.
• Säsongstoppar. Ett logistikföretag i Jönköping som bemannar upp inför fjärde kvartalet, eller en hotellkedja i Åre som anställer inför vintersäsongen.
• En svår roll. En enda tjänst, till exempel en teknisk säljare mot industrikunder i Västerås, som teamet har försökt tillsätta via annonser utan att lyckas.
• En ny marknad. Ett nytt kontor i Oslo eller Köpenhamn utan lokalt nätverk.

Anställer du jämnt över året, år efter år, blir en fast rekryterartjänst ofta billigare. Tillfällig hjälp gör mest nytta när behovet har en tydlig början och ett tydligt slut.

Upplägg 1: Interimsrekryterare från ett konsultbolag

Ett konsult- eller bemanningsbolag placerar en rekryterare hos dig, på deltid eller heltid under ett visst antal månader. Rekryteraren jobbar i ditt rekryteringssystem, är med på era möten och fungerar som en del av teamet.

Du betalar för: timmar. Du faktureras ett tim- eller månadspris oavsett om rollerna blir tillsatta.

Så jämför du offerter: multiplicera priset med de timmar du faktiskt räknar med. Som ett rent räkneexempel blir en konsult för 900 kr i timmen, tre dagar i veckan under fyra månader, ungefär 400 timmar eller runt 360 000 kr. Verkliga priser varierar mycket med senioritet och ort, så be varje leverantör om en uppskattning för hela perioden och inte bara timpriset.

Passar bäst när: du har många roller samtidigt och vill ha någon på plats som också kan städa upp i processen, annonserna och intervjuupplägget.

Tänk på: risken ligger hos dig. Drar en rekrytering ut på tiden växer fakturan. Kolla också uppsägningstiden i avtalet så att du kan dra ner när toppen är över.

Upplägg 2: Frilansrekryterare på uppdrag

I stället för att gå via ett konsultbolag anlitar du en oberoende rekryterare direkt, per timme, per månad eller per projekt.

Du betalar för: oftast tid, ibland ett fast pris per avslutad rekrytering.

Passar bäst när: du vill ha samma flexibilitet som med en interimsrekryterare men med lägre påslag, och känner en frilansare med starkt nätverk i din bransch.

Tänk på några svenska detaljer:

• Kontrollera att rekryteraren har F-skatt. Annars kan du bli ansvarig för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.
• Kandidatuppgifter är personuppgifter enligt GDPR. Kom överens skriftligt om vem som är personuppgiftsansvarig och vem som är biträde, och skriv ett personuppgiftsbiträdesavtal om rekryteraren hanterar kandidater åt dig.
• Skriv in omfattning, timmar och leveranser i avtalet så att det är tydligt när uppdraget är klart.

Upplägg 3: Projektrekrytering eller RPO

Vid projektrekrytering, ibland kallat RPO (recruitment process outsourcing), lämnar du över ett helt rekryteringsprojekt till en extern part, till exempel alla tolv teamledare till ett nytt lager i Eskilstuna. Leverantören sköter sourcing, urval och samordning hela vägen.

Du betalar för: vanligtvis en uppstarts- eller månadsavgift plus ett arvode per anställning, beroende på leverantör.

Passar bäst när: du har en grupp liknande roller och vill att en leverantör ansvarar för helheten.

Tänk på: upplägget är byggt för volym. För en eller två roller lönar sig uppstartskostnaden sällan.

Upplägg 4: Betala vid resultat via en marknadsplats för rekryterare

Det här upplägget skiljer sig från de andra, eftersom du inte hyr någons tid alls. Du lägger upp rollen, sätter en belöning och oberoende rekryterare i hela Sverige jobbar med den ur sina egna nätverk. Belöningen betalar du först när kandidaten du väljer faktiskt börjar.

Det är modellen Recruiting Rewards bygger på.

Du betalar för: resultatet. Inget för timmar och inget i förskott.

Passar bäst när: det du behöver är tillsatta roller snarare än fler händer i processen, särskilt roller där bra kandidater inte läser platsannonser. Det fungerar också som komplement under en topp: ditt eget team tar de enklare rollerna medan de två eller tre svåraste läggs ut på marknadsplatsen.

Tänk på: du håller fortfarande i intervjuerna och fattar beslutet, så någon hos er behöver ge snabb återkoppling. Rekryterare prioriterar roller med en tydlig kravprofil, snabba svar och en belöning som matchar hur svår rollen är.

Upplägg sida vid sida

Upplägg	Du betalar för	Passar bäst för	Största risken
Interimsrekryterare via konsultbolag	Timmar	Många roller samtidigt, städa upp processen	Kostnaden växer om rekryteringar drar ut
Frilansrekryterare på uppdrag	Timmar eller projektpris	Flexibel hjälp med lägre påslag	Avtal, F-skatt och GDPR sköter du själv
Projektrekrytering / RPO	Uppstart plus per anställning	Grupper av liknande roller	Dåligt värde för en eller två anställningar
Marknadsplats med betalning vid resultat	Bara en påbörjad anställning	Svåra roller, toppar, osäker budget	Du måste svara snabbt för att vara attraktiv

Exempel: när rekryteraren går på föräldraledighet

Här är ett tänkt exempel. Ett mjukvarubolag i Göteborg med 60 anställda har en intern rekryterare som ska vara föräldraledig i nio månader. Fyra roller är öppna: två backendutvecklare, en controller och en key account manager.

Ett sätt är att hyra in en interimsrekryterare två dagar i veckan under hela perioden. Då ligger allt hos en person, men bolaget betalar för dagarna även under lugna veckor.

Ett blandat upplägg blir ofta billigare. Ekonomichefen tillsätter controllerrollen via sitt eget nätverk. De två utvecklarrollerna och key account manager-rollen läggs ut på en marknadsplats med betalning vid resultat, där flera rekryterare jobbar parallellt, och bolaget betalar bara för de anställningar som faktiskt startar. Kommer en ny våg av roller till våren kan de fortfarande ta in en frilansrekryterare några månader.

Frågor att reda ut innan du skriver på

1. Hur många roller, hur svåra är de och när behöver personerna börja?
2. Behöver jag mer kapacitet i processen, eller behöver jag bara tillsatta tjänster?
3. Vem äger rekryteringssystemet, kandidatdatan och GDPR-ansvaret?
4. Vad händer om den nyanställda slutar under provanställningen (upp till sex månader enligt LAS)? Finns det någon garanti?
5. Hur snabbt kan jag avsluta upplägget när behovet är borta?

Om ditt ärliga svar på fråga 2 är "tillsatta tjänster" kan det vara fel produkt att hyra timmar.

Få tillsatta roller utan att hyra timmar

Behöver du rekryteringshjälp under en period men vill hellre betala för resultat än för tid? Lägg upp din roll på Recruiting Rewards. Sätt belöningen, låt oberoende rekryterare i hela Sverige ta fram kandidater och betala först när din nya medarbetare börjar.